Künstliche Intelligenz ist inzwischen in den meisten Büros in Deutschland angekommen, hat die Arbeitsabläufe bislang aber kaum effizienter gemacht. Zu diesem Ergebnis kommt die vierte Studie der Büro-Kaizen GmbH, die unter wissenschaftlicher Leitung von Prof. Dr. Daniel Markgraf von der AKAD Hochschule Stuttgart durchgeführt wurde. Zwar verschaffen Anwendungen wie ChatGPT oder Copilot einzelnen Beschäftigten bei alltäglichen Aufgaben Erleichterung, auf Teamebene ist dieser Effekt laut Untersuchung jedoch noch nicht erkennbar. Nach wie vor halten Mitarbeitende in deutschen Büros rund ein Drittel ihrer Arbeitszeit für verschwendet, vor allem wegen unnötiger Besprechungen und mühsamer schriftlicher Kommunikation.
Die Studie zeigt, dass 94 Prozent der Büroangestellten KI-Anwendungen im Arbeitsalltag nutzen. 92 Prozent speichern ihre Daten bereits in der Cloud oder bereiten dies derzeit vor. 82 Prozent haben zudem ihre persönliche Ablage digital organisiert. Für Patrick Kurz, Geschäftsführer der Büro-Kaizen GmbH, ist damit klar, dass die Digitalisierung in den Büros grundsätzlich angekommen ist. Das eigentliche Problem liege nicht in einer mangelnden Bereitschaft der Beschäftigten, mit digitalen Tools und KI zu arbeiten, sondern in fehlenden Strukturen, die Effizienzgewinne verhinderten. So seien die Suchzeiten in digitalen Ablagen seit der ersten Befragung im Jahr 2013 um 76 Prozent gestiegen. Entsprechend groß sei der Wunsch nach Unterstützung: Vier von fünf Beschäftigten möchten Hilfe dabei, die Digitalisierung besser zu bewältigen und Software gezielter einzusetzen.
Fehlende Ordnung kann KI sogar riskant machen
Nach Einschätzung von Kurz kann Künstliche Intelligenz nicht nur hilfreich sein, sondern unter bestimmten Bedingungen auch Risiken mit sich bringen. Wenn Unternehmensdaten nicht sauber strukturiert seien und Zugriffsrechte nicht klar geregelt würden, könnten selbst sensible Informationen für viele Personen sichtbar werden. Er warnte sinngemäß davor, dass bei fehlender Ordnung sogar Auszubildende über Chatbots an vertrauliche Informationen wie das Gehalt der Geschäftsleitung gelangen könnten. Da zwei Drittel der Unternehmen über keine funktionierenden Regeln für die Ablage verfügten, herrsche weiterhin ein hohes Maß an Unordnung. Das erschwere nicht nur eine effiziente Nutzung von KI, sondern stehe auch einer sinnvollen und sicheren Anwendung im Weg.
Ein weiteres Problem sieht die Studie in der Art der internen Kommunikation. Mitarbeitende ließen sich von KI häufig umfangreiche Texte und Lösungsvorschläge erstellen und verschickten diese anschließend im Team. Die Empfänger müssten sich dann zeitaufwendig mit diesen Inhalten befassen. Aus Sicht der Befragten habe die Kommunikation dadurch an Prägnanz verloren und sei in vielen Fällen sogar ineffizienter geworden.
Alte Probleme bestehen weiter
Hinzu kommen strukturelle Schwächen, die laut Studie seit Jahren bekannt sind und sich kaum verbessert haben. Im Durchschnitt verbringen Büroangestellte demnach sechs von acht Arbeitsstunden mit schriftlicher Kommunikation und Meetings. Etwa die Hälfte dieser Zeit empfinden sie als vergeudet. Für Patrick Kurz deutet das auf grundlegende Systemfehler hin. Die Untersuchung habe ergeben, dass noch immer drei von vier Unternehmen keine funktionierenden Regeln für die schriftliche Kommunikation hätten. Besonders kritisch sei außerdem, dass 39 Prozent der Beschlüsse aus Besprechungen am Ende nicht umgesetzt würden.
Wann KI tatsächlich zum Produktivitätstreiber wird
Aus Sicht der Studienautoren kann Künstliche Intelligenz erst dann ihr volles Potenzial entfalten, wenn zuvor die organisatorischen Grundlagen stimmen. Dazu gehören klare Ablagestrukturen, qualitativ hochwertige Daten, effizient gestaltete Meetings und verlässliche Prozesse zur Umsetzung von Entscheidungen. Erst unter diesen Voraussetzungen könne KI auch im Team zu einem echten Produktivitätsfaktor werden.
Patrick Kurz machte deutlich, dass viele Unternehmen das Potenzial von KI bislang nur sehr eingeschränkt nutzten. Sinngemäß verglich er dies mit einem Sportwagen, der dauerhaft nur im ersten Gang gefahren werde. Besonders Anwendungen wie KI-Agenten oder KI-gestützte Workflows seien vielen Beschäftigten noch kaum bekannt, obwohl gerade dort bei guter Vorbereitung die größten Effizienzgewinne möglich wären.
Dieser Text basiert auf einer Pressemitteilung von Büro-Kaizen GmbH/Veröffentlicht am 13.05.2026 und wurde unter Zuhilfenahme von KI erstellt.