ZUGFeRD und XRechnung: Unternehmerwissen E-Rechnungsstandards

Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) gewinnen zunehmend an Bedeutung. Sie bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und Kosten zu senken. Vor allem in Deutschland spielen zwei E-Rechnungsstandards eine zentrale Rolle: ZUGFeRD und XRechnung. Beide Formate wurden entwickelt, um den digitalen Rechnungsverkehr zu vereinfachen und den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und in der öffentlichen Verwaltung zu standardisieren.

Was sind ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein hybrides Rechnungsformat. Es kombiniert eine PDF-Rechnung, die manuell gelesen und geprüft werden kann, mit maschinenlesbaren XML-Daten, die in das PDF eingebettet sind. Dies ermöglicht es Unternehmen, sowohl klassische als auch digitale Rechnungsprozesse zu nutzen.

Im Gegensatz zu ZUGFeRD ist XRechnung ein rein maschinenlesbares Format, das ausschließlich auf XML basiert. Es wurde speziell für den Einsatz in der öffentlichen Verwaltung entwickelt und erfüllt alle Anforderungen, die an den elektronischen Datenaustausch mit staatlichen Einrichtungen gestellt werden. Seit 2020 ist XRechnung für Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen, die Rechnungen an Behörden stellen, müssen zwingend auf XRechnung umstellen, um gesetzeskonform zu arbeiten.

Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Während ZUGFeRD ein flexibles Hybridformat ist, das sowohl für die private Wirtschaft als auch für den öffentlichen Sektor geeignet ist, ist XRechnung ein spezialisiertes Format für den öffentlichen Bereich. Beide Formate dienen dazu, den Rechnungsaustausch zu digitalisieren und zu standardisieren, jedoch liegt der Hauptunterschied in ihrer Zielgruppe und ihrem technischen Aufbau. Während ZUGFeRD maschinelle und manuelle Verarbeitung kombiniert, ist XRechnung strikt auf maschinelle Verarbeitung ausgelegt.

Die Rolle der E-Rechnungsstandards in Deutschland

E-Rechnungen spielen eine immer wichtigere Rolle in der deutschen Wirtschaft. Seit der Einführung der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-Rechnungsverordnung (ERechV) sind öffentliche Auftraggeber dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung Geschäfte machen, müssen seit 2020 Rechnungen im XRechnungsformat einreichen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Diese gesetzlichen Vorgaben sollen den Rechnungsprozess standardisieren, die Fehlerquote verringern und den manuellen Aufwand reduzieren. Durch die Einführung von E-Rechnungsstandards wie ZUGFeRD und XRechnung wird der Rechnungsprozess nicht nur schneller und kostengünstiger, sondern auch umweltfreundlicher, da der Papierverbrauch drastisch gesenkt wird.

Besonders für die öffentliche Verwaltung ist XRechnung von entscheidender Bedeutung. Es ermöglicht eine vollständig automatisierte Verarbeitung von Rechnungen, was Zeit und Ressourcen spart. In der Privatwirtschaft hingegen kommt oft ZUGFeRD zum Einsatz, da es mehr Flexibilität bietet und sowohl manuell als auch automatisch verarbeitet werden kann.

ZUGFeRD: Ein hybrider Ansatz für KMU

ZUGFeRD bietet vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) viele Vorteile. Der hybride Ansatz ermöglicht es, Rechnungen sowohl in digitaler als auch in klassischer Form zu verarbeiten. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die mit Geschäftspartnern zusammenarbeiten, die noch nicht vollständig auf digitale Rechnungsprozesse umgestellt haben. Da ZUGFeRD sowohl eine PDF-Rechnung als auch eine eingebettete maschinenlesbare XML-Datei enthält, können Empfänger die Rechnung manuell prüfen oder direkt in ein ERP-System importieren, um sie dort weiterzuverarbeiten.

Einsatzmöglichkeiten

ZUGFeRD eignet sich hervorragend für den Einsatz in der Privatwirtschaft. Insbesondere KMUs, die häufig sowohl mit anderen Unternehmen als auch mit der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten, profitieren von der Flexibilität dieses Formats. Da ZUGFeRD international anerkannt ist, kann es auch im grenzüberschreitenden Rechnungsverkehr genutzt werden, was es zu einer vielseitigen Lösung macht.

Technische Voraussetzungen

Unternehmen, die ZUGFeRD nutzen möchten, benötigen ein ERP-System oder eine Buchhaltungssoftware, die dieses Format unterstützt. Glücklicherweise bieten viele gängige Systeme bereits Integrationsmöglichkeiten für ZUGFeRD an, sodass die Umstellung relativ unkompliziert ist. Die Implementierung von ZUGFeRD erfordert in der Regel keine tiefgreifenden technischen Anpassungen, da das Format so konzipiert ist, dass es nahtlos in bestehende Abläufe integriert werden kann.

XRechnung: Pflichtstandard für die öffentliche Verwaltung

XRechnung ist der vorgeschriebene Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Der größte Vorteil von XRechnung liegt in der vollständigen Automatisierung des Rechnungsprozesses. Da es sich um ein rein maschinenlesbares Format handelt, können Rechnungen von öffentlichen Einrichtungen automatisch erfasst, verarbeitet und archiviert werden, ohne dass menschliches Eingreifen erforderlich ist. Dies reduziert nicht nur Fehler, sondern beschleunigt auch die Bearbeitung und Zahlung von Rechnungen.

Pflicht für öffentliche Auftraggeber

Seit dem 27. November 2020 müssen Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, das XRechnungsformat verwenden. Diese Verpflichtung basiert auf der E-Rechnungsverordnung und den Vorgaben der EU. Unternehmen, die weiterhin Papierrechnungen oder andere digitale Formate wie PDF verwenden, riskieren, dass ihre Rechnungen von öffentlichen Auftraggebern nicht akzeptiert werden.

Technische Anforderungen

Um XRechnung zu nutzen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssysteme das Format unterstützen. Ähnlich wie bei ZUGFeRD bieten viele ERP-Systeme und Buchhaltungssoftwares mittlerweile integrierte Lösungen für XRechnung an. Allerdings erfordert XRechnung aufgrund seines rein maschinellen Charakters häufig eine Anpassung der bestehenden Prozesse, um die vollständige Automatisierung zu gewährleisten. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie über die technischen Voraussetzungen und das nötige Know-how verfügen, um den reibungslosen Einsatz von XRechnung zu gewährleisten.

Welcher Standard für welches Unternehmen?

Die Wahl zwischen ZUGFeRD und XRechnung hängt stark davon ab, in welchem Bereich ein Unternehmen tätig ist und welche Anforderungen es an die Rechnungsstellung hat. Beide Standards bieten klare Vorteile, aber sie zielen auf unterschiedliche Anwendungsfälle ab.

Wann ZUGFeRD die bessere Wahl ist:

ZUGFeRD eignet sich besonders für Unternehmen, die sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor tätig sind. Es bietet Flexibilität und lässt sich gut in bestehende Prozesse integrieren, die sowohl manuelle als auch automatische Rechnungsprüfung erfordern.

 Vorteile von ZUGFeRD für Unternehmen:

• • Kann in B2B (Business-to-Business) und B2G (Business-to-Government) genutzt werden.
  • Kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einer visuell lesbaren PDF-Datei.
  • Ideal für Unternehmen, die mit Geschäftspartnern arbeiten, die noch keine vollautomatischen Prozesse eingeführt haben.
  • International anerkannt und somit auch für grenzüberschreitende Geschäfte nutzbar.

 Wann XRechnung die bessere Wahl ist:

XRechnung hingegen ist die ideale Lösung für Unternehmen, die ausschließlich mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten oder eine vollständige Automatisierung ihrer Rechnungsprozesse anstreben.

• Vorteile von XRechnung für Unternehmen:

  • Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.

  • Ermöglicht eine vollautomatische Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen.
  • Fördert die Prozessautomatisierung und reduziert den manuellen Aufwand auf ein Minimum.
  • Geeignet für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen, die auf schnelle, automatisierte Zahlungen angewiesen sind.

Ausblick: Die Zukunft der E-Rechnung in Deutschland

Die Entwicklung von E-Rechnungsstandards ist ein fortlaufender Prozess, der eng mit den wachsenden Anforderungen der Digitalisierung und den gesetzlichen Vorschriften verknüpft ist. In den kommenden Jahren könnten sich sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung weiterentwickeln oder durch neue, international harmonisierte Standards ergänzt werden.

Zukünftige Entwicklungen in der E-Rechnung: 

1. Internationaler Standardisierungstrend:

• • Zunehmende Harmonisierung der E-Rechnungsformate innerhalb der EU und darüber hinaus.
  • Initiativen wie Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) streben eine einheitliche, europaweite Lösung für den elektronischen Datenaustausch an. 

2. Automatisierung und Künstliche Intelligenz (KI):

• • Der Einsatz von KI könnte die Rechnungsverarbeitung weiter optimieren, indem sie automatische Prüfungen und Genehmigungen von Rechnungen in Echtzeit ermöglicht.
  • Zukünftig könnten KI-gestützte Systeme Abweichungen oder Unregelmäßigkeiten in Rechnungen sofort erkennen und Korrekturen vorschlagen. 

3. Blockchain-Technologie:

• • Einige Experten sehen in der Blockchain-Technologie eine mögliche Lösung für die sichere und transparente Übertragung von Rechnungsdaten. Die Dezentralisierung könnte dabei helfen, die Manipulation von Rechnungen zu verhindern und den Datenaustausch noch sicherer zu gestalten. 

4. Erweiterung der gesetzlichen Vorgaben:

• • Es ist zu erwarten, dass die E-Rechnungsanforderungen in Deutschland und der EU weiter verschärft werden, insbesondere im Hinblick auf den verpflichtenden Einsatz in immer mehr Bereichen der Wirtschaft.

 Wie Unternehmen sich vorbereiten können:

• Investitionen in moderne Technologien: Unternehmen sollten in ERP-Systeme und Buchhaltungslösungen investieren, die eine flexible Anpassung an neue Standards ermöglichen.
• Mitarbeiterschulungen: Fortlaufende Schulungen und Weiterbildungen für die Mitarbeiter im Rechnungswesen sind entscheidend, um mit den sich ständig ändernden Anforderungen Schritt zu halten.
• Fokus auf Automatisierung: Unternehmen sollten verstärkt auf Automatisierung setzen, um Kosten zu senken und Effizienz zu steigern, insbesondere in der Buchhaltung.

Die E-Rechnung als fester Bestandteil moderner Unternehmensprozesse

ZUGFeRD und XRechnung bieten Unternehmen in Deutschland die Möglichkeit, ihre Rechnungsstellung zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Während ZUGFeRD vor allem durch seine Flexibilität überzeugt und sich für KMU sowie den internationalen Handel eignet, ist XRechnung der Pflichtstandard für den Austausch mit der öffentlichen Verwaltung.