Die 5-W-Methode, auch bekannt als die „5 Why Method“, stammt aus dem japanischen Qualitäts- und Produktionsmanagement. Sie zielt darauf ab, die tieferen Ursachen von Problemen zu ermitteln, indem man wiederholt fragt, „warum“ ein bestimmtes Problem oder ein Zustand aufgetreten ist. Das Ziel der Methode ist es, klare Analysen von Fehler- oder Problemursachen zu ermöglichen und daraufhin proaktive und zielgenaue Lösungsstrategien zu entwickeln. Im Wesentlichen beschäftigt sie sich mit der Aufklärung der Ursache-Wirkungs-Ketten eines Problems, um eine nachhaltige Lösung zu finden.
Die Vorgehensweise der Methode ist in vier Schritte unterteilt:
- Problembeschreibung: Das Problem wird klar definiert, wobei Details wie was genau passiert ist, wo und wann es aufgetreten ist, wer beteiligt war und welche Auswirkungen es hatte, berücksichtigt werden. Manchmal wird eine Skizze oder ein Foto zur Verdeutlichung verwendet.
- Ursachenanalyse: Die Methode beinhaltet das wiederholte Fragen von „Warum?“, um die zugrunde liegende Ursache eines Problems zu entdecken. Jede Antwort führt zu einer weiteren „Warum?“-Frage, die tiefer in die Problemursache eindringt.
- Abstellmaßnahmen: Nach der Identifizierung der Ursache werden entsprechende Maßnahmen entwickelt und umgesetzt. Dies beinhaltet die Erstellung eines Maßnahmenplans mit klaren Verantwortlichkeiten und Zeitplänen.
- Überprüfung der Wirksamkeit: Die Ergebnisse der umgesetzten Maßnahmen werden überprüft. Wenn das Problem weiterhin besteht oder erneut auftritt, wird die Wirksamkeit der Maßnahmen hinterfragt, und es wird untersucht, warum sie möglicherweise nur kurzfristig wirksam waren.
Diese Methode ist universell einsetzbar und kann sowohl innerhalb als auch außerhalb von Unternehmen verwendet werden. Beispiele für ihre Anwendung sind das Klären, warum Liefertermine nicht eingehalten werden, oder warum Mitarbeiter mit einem neuen E-Mail-System unzufrieden sind.
Vorteile der 5-W-Methode sind die Verhinderung einer voreiligen Zufriedenheit mit oberflächlichen Lösungen und die Förderung einer tieferen Untersuchung des Problems. Ein Nachteil ist, dass bei komplexen Problemen, die mehrere Ursachen haben können, die Methode dazu neigt, sich nur auf eine einzige Ursache zu konzentrieren, was die Lösungsfindung erschweren kann.