Die Kosten-Nutzen-Analyse (KNA) ist ein Bewertungsinstrument, das dazu dient, aus verschiedenen Optionen (wie Maßnahmen, Prozessen oder Projekten) diejenige mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Ertrag zu wählen. Sie zielt darauf ab, eine Rangliste der Optionen basierend auf dem Verhältnis ihrer Gesamtkosten zu ihrem Gesamtnutzen zu erstellen, wobei sowohl Kosten als auch Nutzen monetär bewertet werden müssen. Die KNA fokussiert sich nicht auf den Gewinn, sondern vergleicht den in Geld quantifizierten Nutzen mit den Kosten, und ist besonders bei nicht gewinnorientierten Projekten anwendbar. Ihre Ergebnisse unterstützen Entscheidungen über die Projektselektion zur effektivsten Verfolgung strategischer Ziele.
Vor der Anwendung ist es erforderlich, eine einheitliche Bezugsgröße festzulegen. Beispielsweise könnte bei der Einführung eines neuen automatisierten Dokumentenscansystems die Anzahl der täglich gescannten DIN A4-Seiten als konstante Bezugsgröße herangezogen werden, um die manuelle Methode mit dem automatisierten Prozess zu vergleichen.
Die Vorgehensweise der KNA umfasst sechs Schritte:
- Definition des Problemfelds.
- Festlegung möglicher Alternativen.
- Beschreibung spezifischer Ziele.
- Auswahl von Beurteilungskriterien.
- Festlegung von Bewertungsmaßstäben und ggf. Einsatz der Nutzwertanalyse (NWA) für schwer messbare, immaterielle Vorteile.
- Bewertung der Alternativen unter Berücksichtigung aller Kosten, Nutzen und Nebeneffekte.
Die KNA hat mehrere Vorteile, darunter ihre Einfachheit, die Fähigkeit, Einblicke in die Wirtschaftlichkeit eines Projekts zu geben, und ihre Nützlichkeit als Basis für weitere Entscheidungen, Ressourcenplanung und als Controllinginstrument. Sie dient auch als Argumentationshilfe bei der Partnersuche. Nachteile sind die Beschränkung auf den Vergleich von Kostenwerten und potenzielle Herausforderungen bei der Einschätzung des Nutzens.