Deutschland plant die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung, um digitale Vorteile wie effizientere Prozesse, Betrugsminimierung und eine vereinfachte Verwaltung von Forderungen zu nutzen. Doch welche Auswirkungen hat dies für Unternehmen?
Bislang hatten Unternehmer unabhängig von der Form der Rechnungsstellung viele Freiheiten: „Ob handschriftlich, auf einer alten Schreibmaschine, per E-Mail als PDF oder per Post – die Hauptsache war, dass die Rechnung alle erforderlichen Angaben enthielt“, erklärt Büsra Karadag, Steuerberaterin bei Ecovis in Düsseldorf. Zu diesen Pflichtangaben zählen unter anderem: der vollständige Name und die Adresse des Unternehmens und des Kunden, die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer, das Ausstellungsdatum und die fortlaufende Rechnungsnummer, die Beschreibung der Lieferung oder Dienstleistung sowie Preisangaben nach Steuersätzen und -befreiungen.
Doch diese Vielfalt bei der Art der Rechnungsstellung wird bald enden. Schon ab 2025 sollen Papier- und PDF-Rechnungen der Vergangenheit angehören. Für alle B2B-Umsätze sollen dann E-Rechnungen obligatorisch sein. „Deutschland folgt damit anderen europäischen Ländern, wie beispielsweise Italien, die uns in Sachen Digitalisierung weit voraus sind“, erläutert Luisa Damm, Steuerberaterin bei Ecovis in Dresden. Besonders für Unternehmen mit internationalen Geschäften wird dies eine Vereinfachung darstellen. „Die Harmonisierung innerhalb der Europäischen Union ist aus Sicht unserer Mandanten mit länderübergreifenden Geschäften zu begrüßen“, fügt Damm hinzu. Doch das ist nicht der einzige Vorteil: E-Rechnungen sollen eine nahtlose Verarbeitung ermöglichen, die Durchlaufzeiten verkürzen und letztlich zu geringeren Verwaltungskosten führen. „Langfristig kann die Einführung der E-Rechnung auch zu mehr Sicherheit im Zahlungsverkehr führen“, erklärt Damm. Dieser Schritt ist bereits als Maßnahme im Entwurf des Wachstumschancengesetzes festgehalten, das Ende August beschlossen wurde.
Geplant ist die Einführung eines nationalen elektronischen Systems zur Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen. Der erste Schritt ist die verpflichtende E-Rechnung für alle nationalen und grenzüberschreitenden B2B-Umsätze. „Unternehmen sollten bereits jetzt mit den Vorbereitungen zur Einführung der E-Rechnung beginnen, da dies auch interne Prozesse verändern wird, die Zeit benötigen, um sich einzuspielen“, sagt Damm.
Aber wie steht es um kleine und mittelständische Unternehmen oder Freiberufler? „Auch sie müssen sich anpassen“, betont Steuerberaterin Karadag. Es ist zwar absehbar, dass es Ausnahmen oder Härtefallregelungen geben wird, doch ob sich dies lohnt, sollten Unternehmer sorgfältig abwägen: „Wenn die Mehrheit der Unternehmen auf E-Rechnungen umstellt, werden sie wenig Interesse daran haben, manuell Rechnungen einzelner Geschäftspartner in ihre Systeme einzupflegen. Das widerspricht den Effizienzgewinnen“, erklärt Karadag. Und selbst wenn eine Härtefallregelung für ein Unternehmen gilt, müssen E-Rechnungen anderer Unternehmen trotzdem verarbeitet und archiviert werden. Denn ohne E-Rechnung dürfen Leistungsempfänger künftig den Vorsteuerabzug nicht mehr geltend machen.
Diese neuen Vorgaben bedeuten zunächst einmal Mehraufwand für alle Unternehmen. Um E-Rechnungen zu erstellen, müssen sie in entsprechende technische Lösungen investieren. Steuerberaterin Damm empfiehlt: „Wählen Sie dabei unbedingt einen Anbieter, der auch die erforderlichen Schnittstellen zu den Systemen Ihres Steuerberaters bereitstellt.“
Hinzu kommt der Aufwand, ein solches neues System sicher zu handhaben und mit den eigenen Daten zu füllen. „Planen Sie ausreichend Zeit ein, um auch den eigenen Kundenstamm in das neue System einzuarbeiten“, rät Damm. „Trotz des Aufwands steht fest: Die Digitalisierung kann Vorteile mit sich bringen – wenn Sie sie schnell angehen. Wir unterstützen Sie gerne dabei.“
Dieser Text basiert auf einer Pressemitteilung von ECOVIS AG Steuerberatungsgesellschaft / Veröffentlicht am 02.01.2024